[Excel 2003] Formatierungen bei Bezügen aus anderer Tabelle übernehmen

Discussion:

(zu alt für eine Antwort)

Ralf Brinkmann

2014-01-08 17:31:30 UTC

Hallo zusammen!

Ich möchte aus einer Personaldatei eine Telefonerreichbarkeitsliste als
eigene Datei erstellen, die sich beim Öffnen stets automatisch
aktualisiert und vor allem die Formatierungen aus der Quelldatei
übernimmt, weil dort bestimmte Felder oder Zeilen farbig hervorgehoben
sind.

Problem

1.) Mit den normalen Formeln A1=<Quelldatei>!A1 wird zwar der Inhalt
übernommen, aber nicht die Formatierung.

2.) Ich habe in den Optionen die Abfrage nach der Aktualilsierung
ausgeschaltet, aber das scheint nur für mich zu gelten. Die anderen
hundert Leute, die darauf zugreifen dürfen, müssen das anscheinend alle
in ihrem Account selbst einstellen.

Gibt es für beide Probleme eine Lösung?

Gruß, Ralf

--
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Opera 20.x Dev.
The Bat! Pro 6.2.2.2 Beta

Claus Busch

2014-01-08 17:59:28 UTC

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Hallo Ralf,

Post by Ralf Brinkmann
1.) Mit den normalen Formeln A1=<Quelldatei>!A1 wird zwar der Inhalt
übernommen, aber nicht die Formatierung.

bei größeren Datenbeständen schreibe ich nie eine Formel ein. Wenn die
alte und die neue Mappe geöffnet sind, kopiere den gewünschten Bereich
in der alten Mappe, selektiere A1 in der neuen Mappe und gehe auf
Einfügen => Verknüpfung einfügen. Bei weiterhin bestehender Markierung
gehe auf Einfügen => Inhalte einfügen => Formate

Post by Ralf Brinkmann
2.) Ich habe in den Optionen die Abfrage nach der Aktualilsierung
ausgeschaltet, aber das scheint nur für mich zu gelten. Die anderen
hundert Leute, die darauf zugreifen dürfen, müssen das anscheinend alle
in ihrem Account selbst einstellen.

Das sollte normalerweise mit der Mappe gespeichert werden. Oder greifen
die Mitarbeiter nicht auf die gleiche Mappe zu?

Mit freundlichen Grüßen
Claus

--
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Office 2003 SP3 /2007 Ultimate SP3

Ralf Brinkmann

2014-01-08 18:26:59 UTC

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Hallo Claus!

Post by Claus Busch

Post by Ralf Brinkmann
1.) Mit den normalen Formeln A1=<Quelldatei>!A1 wird zwar der Inhalt
übernommen, aber nicht die Formatierung.

Ja, das kann ICH machen. Ich möchte aber, dass die Mappe immer und für
alle Zeiten auch für jeden Dummi ohne weitere Arbeit bedienbar bleibt.
Die meisten sind schon überfordert, wenn sie zwei Mappen gleichzeitig
öffnen und vor allem wieder schließen sollen. Deshalb habe ich da die
Formeln eingefügt.

Nun kann es passieren, dass aus der Quelldatei zwei Mitarbeiter gelöscht
werden, also die Zeilen komplett entfernt werden. Automatisch
verschieben sich in der Zieldatei die farbigen Markierungen um zwei
Zeilen. Mit bedingter Formatierung komme ich hier mit Excel 2003
aufgrund der Menge nicht weiter.

Post by Claus Busch

Das sollte normalerweise mit der Mappe gespeichert werden. Oder greifen
die Mitarbeiter nicht auf die gleiche Mappe zu?

Doch, das schon. Aber ich habe es heute mal beobachtet und war erstaunt,
dass der Kollege die Abfrage noch einmal bekam. Ich werde morgen nochmal
nachsehen.

Gruß, Ralf

--
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The Bat! Pro 6.2.2.2 Beta

Claus Busch

2014-01-08 18:42:19 UTC

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Hallo Ralf,

Post by Ralf Brinkmann
Nun kann es passieren, dass aus der Quelldatei zwei Mitarbeiter gelöscht
werden, also die Zeilen komplett entfernt werden. Automatisch
verschieben sich in der Zieldatei die farbigen Markierungen um zwei
Zeilen. Mit bedingter Formatierung komme ich hier mit Excel 2003
aufgrund der Menge nicht weiter.

Formate kannst du leider nicht verknüpfen. Dann müsstest du das Ganze
irgendwie mit VBA realisieren. Jedes Mal, wenn du die neue Mappe
öffnest, müsste dann die alte Mappe im Hintergrund geöffnet werden und
Inhalte und Formate aktualisiert werden.

Mit freundlichen Grüßen
Claus

--
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Ralf Brinkmann

2014-01-10 15:33:35 UTC

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Hallo Claus!

Post by Claus Busch
Formate kannst du leider nicht verknüpfen. Dann müsstest du das Ganze
irgendwie mit VBA realisieren. Jedes Mal, wenn du die neue Mappe
öffnest, müsste dann die alte Mappe im Hintergrund geöffnet werden und
Inhalte und Formate aktualisiert werden.

Hm, das ist blöd. Ich habe jetzt mal die bedingte Formatierung mit VBA
versucht, irgendwas mit Case und so, aber das funktioniert leider nicht.
Scheint mir klar zu sein: Die Mappe wird geöffnet und VBA führt das
Makro aus, erst danach werden aus der Quelldatei die Daten aktualisiert
und alles ist wieder wie vorher.

Eigentlich sollte das gar kein Riesenprojekt werden.

Gruß, Ralf

--
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The Bat! Pro 6.2.2.8 Beta

Claus Busch

2014-01-10 15:40:57 UTC

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Hallo Ralf,

Post by Ralf Brinkmann
Hm, das ist blöd. Ich habe jetzt mal die bedingte Formatierung mit VBA
versucht, irgendwas mit Case und so, aber das funktioniert leider nicht.
Scheint mir klar zu sein: Die Mappe wird geöffnet und VBA führt das
Makro aus, erst danach werden aus der Quelldatei die Daten aktualisiert
und alles ist wieder wie vorher.

dann darfst du den Code nicht in Workbook_Open schreiben.
Probiers mal unter Worksheet_Change bzw. Worksheet_Calculate

Mit freundlichen Grüßen
Claus

--
Win XP Prof SP3 / Vista Ultimate SP2
Office 2003 SP3 /2007 Ultimate SP3

Ralf Brinkmann

2014-01-13 19:06:21 UTC

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Hallo Claus!

Post by Claus Busch
dann darfst du den Code nicht in Workbook_Open schreiben.
Probiers mal unter Worksheet_Change bzw. Worksheet_Calculate

Ich habe das jetzt mal wie im nachfolgenden Code probiet, was auch
funktioniert. Ich bin trotzdem noch nicht so ganz zufrieden. 1.) geht
es ganz bestimmt auch einfacher und kürzer. 2.) blinkt und flackert das
ganz schön lange herum, bis das endgültige Ergebnis dasteht (bei einem
Bereich von derzeit A2:P87). 3.) hätte ich gerne, dass bei einem Treffer
in Spalte B jeweils die gesamte Zeile entsprechend eingefärbt und
formatiert wird.

Private Sub Worksheet_Calculate()
ActiveSheet.Unprotect
Dim Zelle As Range

For Each Zelle In Range("B2:B100")
Select Case Zelle.Value

Case "Chef": Zelle.Interior.ColorIndex = 36
Zelle.Font.Bold = True
Case "Vertreter": Zelle.Interior.ColorIndex = 36
Zelle.Font.Bold = True
Case "Organisation": Zelle.Interior.ColorIndex = 36
Zelle.Font.Bold = True
Case "HiWi": Zelle.Interior.ColorIndex = 36
Zelle.Font.Bold = True
Case "GZ": Zelle.Interior.ColorIndex = 36
Zelle.Font.Bold = True
Case "Technik": Zelle.Interior.ColorIndex = 36
Zelle.Font.Bold = True
Case "Gruppe A": Zelle.Interior.ColorIndex = 4
Zelle.Font.Bold = True
Case "Gruppe B": Zelle.Interior.ColorIndex = 6
Zelle.Font.Bold = True
Case "Gruppe C": Zelle.Interior.ColorIndex = 3
Zelle.Font.Bold = True
Zelle.Font.ColorIndex = 2
Case "Gruppe D": Zelle.Interior.ColorIndex = 8
Case "Gruppe E": Zelle.Interior.ColorIndex = 48
Zelle.Font.Bold = True
Zelle.Font.ColorIndex = 2
Case "Abg./MuSch/krank": Zelle.Interior.ColorIndex = 36
Zelle.Font.Bold = True
Case "Helfer": Zelle.Interior.ColorIndex = 40
Zelle.Font.Bold = True
Case "Putzfrau": Zelle.Interior.ColorIndex = 34
Zelle.Font.Bold = True
Case "Rentner": Zelle.Interior.ColorIndex = 35
Zelle.Font.Bold = True
Case Else
Zelle.Interior.ColorIndex = xlNone
Zelle.Font.ColorIndex = 0
Zelle.Font.Bold = False
End Select
Next
ActiveSheet.Protect
End Sub

Gruß, Ralf

--
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Opera 20.x Dev.
The Bat! Pro 6.2.4

Claus Busch

2014-01-13 19:46:18 UTC

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Hallo Ralf,

Post by Ralf Brinkmann
Ich habe das jetzt mal wie im nachfolgenden Code probiet, was auch
funktioniert. Ich bin trotzdem noch nicht so ganz zufrieden. 1.) geht
es ganz bestimmt auch einfacher und kürzer. 2.) blinkt und flackert das
ganz schön lange herum, bis das endgültige Ergebnis dasteht (bei einem
Bereich von derzeit A2:P87). 3.) hätte ich gerne, dass bei einem Treffer
in Spalte B jeweils die gesamte Zeile entsprechend eingefärbt und
formatiert wird.

bei Select Case hast du den Vorteil, dass du mehrere Merkmale mit Komma
getrennt eingeben kannst. Deshalb kannst du das Ganze so kürzen:

Private Sub Worksheet_Calculate()

Dim Zelle As Range
Dim LRow As Long
Dim IColor As Integer
Dim FColor As Integer
Dim fett As Boolean

Application.ScreenUpdating = False
ActiveSheet.Unprotect
LRow = Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
For Each Zelle In Range("B2:B" & LRow)

Select Case Zelle.Value
Case "Chef", "Vertreter", "Organisation", "HiWi", "GZ", _
"Technik", "Abg./MuSch/krank"
IColor = 36
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe A"
IColor = 4
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe B"
IColor = 6
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe C"
IColor = 3
FColor = 2
fett = True
Case "Gruppe D"
IColor = 8
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe E"
IColor = 48
FColor = 2
fett = True
Case "Helfer"
IColor = 40
FColor = xlAutomatic
Case "Putzfrau"
IColor = 34
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Rentner"
IColor = 35
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case Else
IColor = xlNone
FColor = xlAutomatic
fett = False
End Select
With Range(Cells(Zelle.Row, "A"), Cells(Zelle.Row, "P"))
.Interior.ColorIndex = IColor
.Font.ColorIndex = FColor
.Font.Bold = fett
End With
Next
Application.ScreenUpdating = True
ActiveSheet.Protect
End Sub

Mit freundlichen Grüßen
Claus

--
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Office 2003 SP3 /2007 Ultimate SP3

Ralf Brinkmann

2014-01-13 21:12:23 UTC

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Hallo Claus!

Post by Claus Busch
bei Select Case hast du den Vorteil, dass du mehrere Merkmale mit Komma

Das sieht so schön aus, ich trau mich gar nicht, das einfach so zu
quoten.

Post by Claus Busch
Private Sub Worksheet_Calculate()
Dim Zelle As Range
Dim LRow As Long
Dim IColor As Integer
Dim FColor As Integer
Dim fett As Boolean
Application.ScreenUpdating = False
ActiveSheet.Unprotect
LRow = Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
For Each Zelle In Range("B2:B" & LRow)
Select Case Zelle.Value
Case "Chef", "Vertreter", "Organisation", "HiWi", "GZ", _
"Technik", "Abg./MuSch/krank"
IColor = 36
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe A"
IColor = 4
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe B"
IColor = 6
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe C"
IColor = 3
FColor = 2
fett = True
Case "Gruppe D"
IColor = 8
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe E"
IColor = 48
FColor = 2
fett = True
Case "Helfer"
IColor = 40
FColor = xlAutomatic
Case "Putzfrau"
IColor = 34
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Rentner"
IColor = 35
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case Else
IColor = xlNone
FColor = xlAutomatic
fett = False
End Select
With Range(Cells(Zelle.Row, "A"), Cells(Zelle.Row, "P"))
.Interior.ColorIndex = IColor
.Font.ColorIndex = FColor
.Font.Bold = fett
End With
Next
Application.ScreenUpdating = True
ActiveSheet.Protect
End Sub

Das werde ich morgen früh gleich ausprobieren. Tut mir leid, dass ich
das große VBA-Buch immer noch nicht auswendig kann. Aber andererseits
wäre ja dann hier überhaupt nichts mehr los.

Vielen Dank erstmal!

Gruß, Ralf

--
Windows 7x64
Opera 20.x Dev.
The Bat! Pro 6.2.4

Ralf Brinkmann

2014-01-14 21:14:58 UTC

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Hallo Claus!

Post by Ralf Brinkmann
Private Sub Worksheet_Calculate()
Dim Zelle As Range
Dim LRow As Long
Dim IColor As Integer
Dim FColor As Integer
Dim fett As Boolean
Application.ScreenUpdating = False
ActiveSheet.Unprotect
LRow = Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
For Each Zelle In Range("B2:B" & LRow)
Select Case Zelle.Value
Case "Chef", "Vertreter", "Organisation", "HiWi", "GZ", _
"Technik", "Abg./MuSch/krank"
IColor = 36
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe A"
IColor = 4
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe B"
IColor = 6
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe C"
IColor = 3
FColor = 2
fett = True
Case "Gruppe D"
IColor = 8
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe E"
IColor = 48
FColor = 2
fett = True
Case "Helfer"
IColor = 40
FColor = xlAutomatic
Case "Putzfrau"
IColor = 34
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Rentner"
IColor = 35
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case Else
IColor = xlNone
FColor = xlAutomatic
fett = False
End Select
With Range(Cells(Zelle.Row, "A"), Cells(Zelle.Row, "P"))
.Interior.ColorIndex = IColor
.Font.ColorIndex = FColor
.Font.Bold = fett
End With
Next
Application.ScreenUpdating = True
ActiveSheet.Protect
End Sub

Funktioniert erwartungsgemäß großartig. Jetzt ist mir noch etwas
eingefallen, das man ergänzen könnte. Leere Zeilen sollen ausgeblendet
werden. Also irgendwas mit

Case ""
EntireRow.Hidden = True

Aber damit produziere ich nur Fehlermeldungen. Vorne fehlt was.

Bei der Gelegenheit fand ich übrigens das da von Eberhard Funke auf
http://microsoft.public.de.excel.narkive.com/JMolgvf4/zeilen-mittels-bedingter-formatierung-ausblenden:

| mit der Bedingten Formatierung geht es nicht (s. Melanie).
|
| Das Ausblenden der Null-Zeilen liesse sich aber über einen Umweg
| realisieren: B28=1/A28 und bis B47 runterkopieren.
| Taste F5 --> Inhalte --> Formeln und dort Häkchen nur bei "Fehler" stehen
| lassen. Dann Menü Format --> Zeile --> Ausblenden.

Das verstehe ich nicht. Es ist zwar kein Problem, in irgendeiner
Hilfszeile einen Wert "Wahr" oder "Falsch" zu erzeugen oder nach leeren
oder nicht leeren Zellen zu suchen, aber was hat das mit dieser Taste F5
udn Inhalte - Formeln zu tun? Wofür ist das eigentlich da? habe ich noch
nie gesehen.

Gruß, Ralf

--
Windows 7x64
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The Bat! Pro 6.2.4

Claus Busch

2014-01-15 06:45:50 UTC

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Hallo Ralf,

Post by Ralf Brinkmann
Funktioniert erwartungsgemäß großartig. Jetzt ist mir noch etwas
eingefallen, das man ergänzen könnte. Leere Zeilen sollen ausgeblendet
werden. Also irgendwas mit
Case ""
EntireRow.Hidden = True

probiere es so:

Case ""
IColor = xlNone
FColor = xlAutomatic
fett = False
Zelle.EntireRow.Hidden = True
Case Else
IColor = xlNone
FColor = xlAutomatic
fett = False
End Select

Post by Ralf Brinkmann
| mit der Bedingten Formatierung geht es nicht (s. Melanie).
|
| Das Ausblenden der Null-Zeilen liesse sich aber über einen Umweg
| realisieren: B28=1/A28 und bis B47 runterkopieren.
| Taste F5 --> Inhalte --> Formeln und dort Häkchen nur bei "Fehler" stehen
| lassen. Dann Menü Format --> Zeile --> Ausblenden.
Das verstehe ich nicht. Es ist zwar kein Problem, in irgendeiner
Hilfszeile einen Wert "Wahr" oder "Falsch" zu erzeugen oder nach leeren
oder nicht leeren Zellen zu suchen, aber was hat das mit dieser Taste F5
udn Inhalte - Formeln zu tun? Wofür ist das eigentlich da? habe ich noch
nie gesehen.

F5 zeigt dir das Dialogfeld "Gehe zu". Darin kannst du bestimmte Dinge
auswählen, z.B. Konstanten oder Formeln. Diese sind dann noch unterteilt
in Zahlen, Text, Fehler usw. Wenn du dann auf OK klickst, sind alle
Zellen mit diesen Bedingungen selektiert und du kannst sie auf einen
Rutsch ausblenden oder löschen oder, oder...

Mit freundlichen Grüßen
Claus

--
Win XP Prof SP3 / Vista Ultimate SP2
Office 2003 SP3 /2007 Ultimate SP3

Claus Busch

2014-01-15 07:17:19 UTC

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Hallo Ralf,

Post by Ralf Brinkmann
Case ""
IColor = xlNone
FColor = xlAutomatic
fett = False
Zelle.EntireRow.Hidden = True
Case Else
IColor = xlNone
FColor = xlAutomatic
fett = False
End Select

oder probiere es so, ist etwas schneller:

Private Sub Worksheet_Calculate()

Dim Zelle As Range
Dim LRow As Long
Dim IColor As Integer
Dim FColor As Integer
Dim fett As Boolean

Application.ScreenUpdating = False
ActiveSheet.Unprotect
LRow = Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row

Range("B2:B" & LRow).SpecialCells(xlCellTypeBlanks) _
.EntireRow.Hidden = True

For Each Zelle In Range("B2:B" & LRow).SpecialCells(xlCellTypeVisible)

Select Case Zelle.Value
Case "Chef", "Vertreter", "Organisation", "HiWi", "GZ", _
"Technik", "Abg./MuSch/krank"
IColor = 36
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe A"
IColor = 4
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe B"
IColor = 6
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe C"
IColor = 3
FColor = 2
fett = True
Case "Gruppe D"
IColor = 8
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Gruppe E"
IColor = 48
FColor = 2
fett = True
Case "Helfer"
IColor = 40
FColor = xlAutomatic
Case "Putzfrau"
IColor = 34
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case "Rentner"
IColor = 35
FColor = xlAutomatic
fett = True
Case Else
IColor = xlNone
FColor = xlAutomatic
fett = False
End Select
With Range(Cells(Zelle.Row, "A"), Cells(Zelle.Row, "P"))
.Interior.ColorIndex = IColor
.Font.ColorIndex = FColor
.Font.Bold = fett
End With
Next
Application.ScreenUpdating = True
ActiveSheet.Protect
End Sub

Mit freundlichen Grüßen
Claus

--
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Ralf Brinkmann

2014-01-15 16:26:26 UTC

Permalink

Hallo Claus!
[...]

Post by Claus Busch
Application.ScreenUpdating = False
ActiveSheet.Unprotect
LRow = Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
Range("B2:B" & LRow).SpecialCells(xlCellTypeBlanks) _
.EntireRow.Hidden = True
For Each Zelle In Range("B2:B" & LRow).SpecialCells(xlCellTypeVisible)

[...]

Klingt total spannend. Ich kann es leider erst morgen ausprobieren.
Danke jedenfalls!

Gruß, Ralf

--
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The Bat! Pro 6.2.4

Ralf Brinkmann

2014-01-15 16:24:22 UTC

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Hallo Claus!

Post by Ralf Brinkmann

Post by Ralf Brinkmann
Case ""
EntireRow.Hidden = True

Case ""
IColor = xlNone
FColor = xlAutomatic
fett = False
Zelle.EntireRow.Hidden = True
Case Else
IColor = xlNone
FColor = xlAutomatic
fett = False
End Select

Hatte ich ja fast richtig geschrieben. Werde ich gleich morgen nochmal
probieren. Ich dachte erst, da müsste vorne noch ein
Zelle.EntireRow.Hidden stehen. Na ja, wenn man alles wüsste...

Post by Ralf Brinkmann
F5 zeigt dir das Dialogfeld "Gehe zu". Darin kannst du bestimmte Dinge
auswählen, z.B. Konstanten oder Formeln. Diese sind dann noch unterteilt
in Zahlen, Text, Fehler usw. Wenn du dann auf OK klickst, sind alle
Zellen mit diesen Bedingungen selektiert und du kannst sie auf einen
Rutsch ausblenden oder löschen oder, oder...

Ach so, das ist also dann nichts für ständig vollautomatisch, sondern
müsste auch jedesmal von Hand gemacht werden. Danke für die Erklärung.

Gruß, Ralf

--
Windows 7x64
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Wilfried

2014-01-14 09:22:24 UTC

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Post by Ralf Brinkmann
Hallo Claus!

Post by Claus Busch
dann darfst du den Code nicht in Workbook_Open schreiben.
Probiers mal unter Worksheet_Change bzw. Worksheet_Calculate

Ich habe das jetzt mal wie im nachfolgenden Code probiet, was auch
funktioniert. Ich bin trotzdem noch nicht so ganz zufrieden.

(die Lösung zu 1. und 3. wurde ja schon gepostet)

Post by Ralf Brinkmann
[...] 2.) blinkt und flackert das ganz schön lange herum, ...

Das kann man mit den Befehlen

Application.ScreenUpdating = False
...Makro Code...
Application.ScreenUpdating = True

unterdrücken, dadurch wird die MaKroausführung auch schneller.
Weitere Beschleunigung kann man dadurch erreichen, dass man die
Neuberechnung der Formelergebnisse während der MaKroausführung
abschaltet:

Application.Calculation = xlCalculationManual
...Makro Code...
Application.Calculation = xlCalculationAutomatic

Grüße

--
Wilfried Hennings
bitte in der Newsgruppe antworten, die Mailadresse ist ungültig